Az üzleted pénzügyei és a likviditása szempontjából kulcsfontosságú döntés, hogy megvásárolj vagy inkább bérelj egy online pénztárgépet. Már csak az a kérdés marad, hogy mikor melyik éri meg jobban?
Hogyan működnek az online pénztárgépek?
Az online pénztárgép több, mint egy gép, ami nyugtát ad. Ez komplex, államilag ellenőrzött, titkosított rendszer, ami folyamatosan kommunikál az adóhatósággal, vagyis a NAV-al.
Főbb jellemzői és működése
- NAV kapcsolat: a „NAV-val online kapcsolatban lévő” kifejezés azt jelenti, hogy a gép folyamatosan, automatikusan továbbítja a forgalmi adatokat az adóhatóság felé. Ez biztosítja az azonnali adóellenőrzési lehetőséget.
- AEE: a pénztárgép lelke az Adóügyi Ellenőrző Egység (AEE), ami felelős az adatok titkosításáért és küldéséért. Ez az egység teszi „online”-ná a gépet.
Szerviz és üzemeltetés: ezek a gépek szigorúan szabályozottak. Évente kötelező szervizeltetni és meghibásodás esetén csak regisztrált cég javíthatja. A szoftveres frissítések is gyakran kötelezőek, a jogszabályi megfelelés érdekében.
Ez a komplexitás az, ami miatt a pénztárgép nem egyszerű irodai eszköz, mert komoly elkötelezettséget és rendszeres karbantartási költségeket igényel.
Bérlés vs. vásárlás: hol a határ?
Amikor egy online pénztárgépet megvásárolsz, a kezdeti költség (beszerzési ár) magas, de a tiéd a gép. Bérlés esetén a havi díj alacsony, de soha nem leszel a gép tulajdonosa. Melyik éri meg a cégednek?
A vásárlás előnyei (ha stabil a cég)
- Hosszú távú költséghatékonyság: ha 5-7 évig változatlanul működik az üzleted, a kezdeti nagy beruházás a végén olcsóbb lehet, mintha hosszú évekig fizetnél bérleti díjat.
- Végleges tulajdonjog: Te döntöd el, mikor adod el, cseréled le, persze szigorú szabályok betartásával.
A bérlés előnyei (amikor a rugalmasság a kulcs)
A bérlés egyfajta teljeskörű szolgáltatást jelent, nem csupán egy hardvert. Ez különösen akkor ideális, ha:
1. Optimalizálni akarod a Cash Flow-t (nincs kezdő tőke)
A bérlés a kezdő vállalkozóknak vagy azoknak a cégeknek, ahol a likviditás kritikus, azonnali megoldást nyújt. Nincs szükség százezres nagyságrendű egyszeri kiadásra. A kis, kiszámítható havi díj jobban tervezhető, mint egy nagy, előre nem látható kiadás. Ezt is érdemes figyelembe venni az online pénztárgép bérlésnél a CMO szerint.
2. Folyamatos a technológiai változás
A jogszabályok és a technológia állandóan változik. Egy modern pénztárgép ma még csúcstechnika, de 3 év múlva már lehet, hogy elavult a legújabb adatszolgáltatási előírásokhoz képest.
A bérlés tartalmazza a frissítéseket. Ha új törvényi előírás jön, a bérbeadó gondoskodik a szoftverfrissítésről vagy adott esetben a gép cseréjéről. Nincs amortizációs kockázat.
3. Szereted a kiszámítható költségeket (szerviz és javítás)
Emlékszel, hogy az éves szerviz kötelező? Vásárlás esetén ezt a saját zsebedből kell fizetned. Bérlésnél viszont a szerviz, a karbantartás és gyakran a javítás költségei is a díjban vannak.
4. Szezonális a vállalkozásod
Ha csak nyáron üzemeltetsz egy büfét vagy szezonális jelleggel nyitsz pop-up boltot, a bérlés sokkal rugalmasabb. Lehet, hogy csak néhány hónapra van szükséged a gépre és nem éri meg megvenni.
5. Komplett POS rendszert akarsz
Sok szolgáltató ma már nemcsak a pénztárgépet adja bérbe, hanem a teljes POS rendszert (pl. érintőképernyős monitor, integrált számlázó szoftver, kártyaterminál) egy havi díjért. Ez egy egységes, professzionális megoldás, amivel maximális hatékonyságot érhetsz el, többek között a CMO kínálatában.
Ne feledd! A pénztárgép egy szolgáltatás része, nem csupán eszköz!